Doanh nghiệp với mối lo phí bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp với mối lo phí bảo hiểm xã hội

Ls. Nguyễn Vân Quỳnh & Cao Thị Hoàng Oanh – Công ty Luật Phước & Partners

Đã hơn hai tháng kể từ khi Luật Bảo hiểm xã hội 2014[1] có hiệu lực thi hành và doanh nghiệp đang phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội (“BHXH”) cho người lao động (“NLĐ”) tính trên mức lương và phụ cấp lương,[2] nhưng không ít doanh nghiệp vẫn không ngừng suy nghĩ, tìm các cách thức nào đó mà có thể để giảm thiểu phần nào khoản chi phát sinh này nhưng vẫn phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.  

Chi phí đóng BHXH tăng theo luật

            Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp theo quy định của Luật BHXH 2014 vẫn là 18%, không thay đổi so với Luật BHXH 2006,[3] nhưng chi phí của doanh nghiệp để đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ chắc chắn sẽ tăng lên rất nhiều, đặc biệt là ở những doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động, do sự thay đổi của quy định về “tiền lương tháng dùng làm căn cứ để đóng BHXH bắt buộc”. Theo đó, đối với NLĐ đóng BHXH theo chế độ tiền lương do NSDLĐ quyết định, tiền lương tháng đóng BHXH trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/12/2017 bao gồm: (1) mức lương; và (2) phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động được ghi trong HĐLĐ. Kể từ ngày 01/01/2018 trở đi, ngoài hai khoản trên, tiền lương tháng đóng BHXH cho NLĐ còn bao gồm thêm (3) các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động được ghi trong HĐLĐ.[4]

Rõ ràng, so với trước đây, doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp có sử dụng nhiều lao động phải đối mặt với bài toán chi phí khi mỗi tháng phải chi thêm 18% của các khoản phụ cấp lương và sau đó là thêm 18% của các khoản bổ sung khác để đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ. Nếu doanh nghiệp muốn cắt giảm tất cả các khoản phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác như đã trả cho NLĐ trước đó, theo quy định của pháp luật lao động thì doanh nghiệp phải thỏa thuận với NLĐ để sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động[5] và lẽ thường, không NLĐ nào lại đồng ý với doanh nghiệp việc điều chỉnh giảm thu nhập của họ. Bên cạnh đó, nếu không đảm bảo thu nhập của NLĐ tăng lên theo thời gian mà chỉ tìm cách cắt giảm các khoản khác ngoài tiền lương, doanh nghiệp sẽ đứng trước nguy cơ không giữ được NLĐ lâu dài. Tình trạng mất NLĐ với số lượng lớn và thường xuyên trong các doanh nghiệp sản xuất ắt hẳn sẽ gây ra khó khăn không nhỏ cho doanh nghiệp trong việc vận hành nhà máy và đảm bảo tiến độ, chất lượng đơn hàng. Cân đối giữa vấn đề chi phí và quản lý nhân sự thực sự là một thách thức cho doanh nghiệp, cho nên rất dễ hiểu là tại sao chủ đề tiền lương làm cơ sở đóng BHXH cho NLĐ đã là một trong những nội dung trao đổi nóng nhất trên các diễn đàn nhân sự, tài chính và phương tiện thông tin đại chúng trong suốt nửa cuối năm 2015 vừa qua.

Cách vận dụng luật của doanh nghiệp

Để giảm một phần chi phí phát sinh từ việc đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ theo quy định mới, nhiều doanh nghiệp đang vận dụng một trong các cách làm sau:

Chuyển các khoản phụ cấp lương hiện tại thành tiền thưởng

Vì tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật Lao động,[6] (lưu ý là các khoản khác như tiền ăn giữa ca, khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại… chỉ chiếm một phần nhỏ trong phần chung “các khoản bổ sung khác mang tính chất chế độ và phúc lợi khác”) nên doanh nghiệp sẽ thỏa thuận với NLĐ để sửa đổi, bổ sung HĐLĐ theo hướng định danh lại các khoản phụ cấp lương thành tiền thưởng. NLĐ sẽ dễ dàng đồng ý với đề xuất này bởi thu nhập của NLĐ từ tiền lương vẫn không thay đổi trong khi cả hai bên đều có lợi. Doanh nghiệp không phải mất thêm 18% tính trên phụ cấp lương và NLĐ cũng không bị khấu trừ thêm 8% phụ cấp lương để đóng BHXH (trong trường hợp NLĐ được trả lương trước thuế).

Về mặt từ ngữ thì rõ ràng khoản tiền thưởng không phải là phụ cấp lương theo tinh thần của Thông tư 47[7] và sẽ không được gộp vào tiền lương để làm cơ sở tính tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ, nhưng bản chất của khoản tiền thưởng mới được gọi tên này dường như chưa đúng cả ở quy định pháp luật lẫn nghĩa thông thường. Cơ bản thì bản chất của tiền thưởng là một khoản thu nhập bổ sung mang tính khuyến khích NLĐ để họ nhiệt tình, có thêm những đóng góp có ích cho doanh nghiệp và NLĐ được nhận tiền thưởng như vậy phải đáp ứng các điều kiện để xứng đáng nhận tiền thưởng hơn những NLĐ khác. Còn theo Điều 103 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng được hiểu là khoản tiền mà NSDLĐ thưởng cho NLĐ căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm và mức độ hoàn thành công việc của NLĐ. Sẽ là khập khiễng khi xác định ngay từ cuối năm dương lịch này tất cả các NLĐ đều sẽ nhận được hàng tháng khoản tiền thưởng cố định trong suốt năm làm việc tiếp theo dù bản thân doanh nghiệp cũng chưa biết kết quả hoạt động kinh doanh của mình ra sao trong tương lai. Và càng khiên cưỡng hơn nữa khi nhiều doanh nghiệp cơ cấu tiền lương thấp hơn tiền thưởng hàng tháng. Dù vậy, ở phía ngược lại, doanh nghiệp vẫn có thể lập luận rằng tiền thưởng này đã căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành công việc của NLĐ trong năm vừa qua, nhưng thay vì trả một lần vào cuối năm thì doanh nghiệp chia đều để định kỳ trả khoản tiền thưởng này trong suốt năm làm việc sắp tới của NLĐ.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm rằng, Bộ luật Lao động còn yêu cầu quy chế thưởng phải được công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở,[8] nên nếu chưa thực hiện bước này, doanh nghiệp vẫn có thể bị xem là chưa tuân thủ quy định và không được chấp nhận loại khoản tiền thưởng định kỳ hàng tháng ra khỏi cách xác định tiền lương tháng dùng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ. Song song đó, doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý các quy định thuế thu nhập doanh nghiệp (“TNDN”) để đảm bảo khoản tiền thưởng trả cho NLĐ được ghi nhận là chi phí được trừ. Nếu các khoản tiền thưởng doanh nghiệp định kỳ trả hàng tháng cho NLĐ mà vì một lý do nào đó, không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như HĐLĐ hay thoả ước lao động tập thể thì cơ quan thuế có thể xuất toán các chi phí này. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải nộp số tiền thuế TNDN cao hơn (20%) với số tiền mà doanh nghiệp đã không phải đóng BHXN bắt buộc cho NLĐ.

Đến nay thì vẫn chưa thấy có thêm ý kiến bằng văn bản chính thức nào từ cơ quan BHXH cũng như Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội khi hàng ngàn doanh nghiệp đang vận dụng cách trên để giảm khoản chi phí đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ trong bối cảnh Nhà nước đang có cả một chương trình dài hạn để doanh nghiệp phải tăng theo lộ trình mức đóng BHXH cho NLĐ cao hơn so với trước đây.

Ghi giảm mức lương theo HĐLĐ và trả tiền lương làm thêm giờ bù đắp

Hiện nay, đang phổ biến trong các doanh nghiệp là vận dụng theo Điều 21 của Nghị định 05[9] và Điều 3.2 của Thông tư 23[10]. Theo đó, tiền lương ghi trong HĐLĐ do doanh nghiệp thỏa thuận với NLĐ sẽ bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác, trong đó, mức lương không bao gồm khoản tiền trả thêm khi NLĐ làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm. Vận dụng quy định này, doanh nghiệp sẽ giải thích và thuyết phục NLĐ ký kết phụ lục sửa đổi, bổ sung HĐLĐ hoặc HĐLĐ mới ghi nhận mức lương NLĐ nhận theo HĐLĐ sẽ thấp hơn mức lương trước đây nhưng không thấp hơn lương tối thiểu vùng, và ngầm hiểu với nhau rằng phần chênh lệch sẽ vẫn được doanh nghiệp trả đủ cho NLĐ dưới một tên gọi khác là tiền lương làm thêm giờ. Như vậy, doanh nghiệp chỉ phải đóng BHXH bắt buộc hàng tháng cho NLĐ theo mức lương bằng hoặc cao hơn chút ít so với lương tối thiểu vùng, chứ không phải đóng trên toàn bộ tiền lương của NLĐ. Cách làm này được các doanh nghiệp sản xuất, gia công quan tâm hơn so với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ vì đặc thù ngành nghề, tiền lương của NLĐ trong lĩnh vực dịch vụ thường không tính đến trường hợp làm thêm giờ, làm vào ban đêm. Chưa rõ, cơ quan BHXH sẽ có ý kiến như thế nào về việc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ có bao gồm tiền lương làm thêm giờ hay không, nhưng trước mắt, cách làm này của doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc cấu trúc lại hệ thống tính toán tiền lương và các công việc hành chính kéo theo.

NLĐ có thể rất hồ hởi đồng ý với cách làm trên của doanh nghiệp khi họ hiểu rằng số tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, làm việc trong giờ sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân[11] (“TNCN”) nên NLĐ sẽ được lợi hơn so với việc phải đóng thuế TNCN trên toàn bộ tiền lương theo HĐLĐ như trước. Điều này cũng không loại trừ trường hợp nhiều NLĐ cẩn trọng sẽ không đồng ý cùng doanh nghiệp ghi giảm lương theo HĐLĐ do lo sợ những tranh chấp trong quan hệ lao động về sau mà lúc đó, họ không có đủ bằng chứng chứng minh tiền lương theo HĐLĐ của họ.

Tuy nhiên, kể cả trong trường hợp NLĐ bắt tay với doanh nghiệp để thực hiện cách làm này, thì doanh nghiệp cũng phải đặc biệt chú trọng xem xét đến hệ thống chứng từ kế toán nội bộ, bởi lẽ doanh nghiệp phải lập bảng kê phản ánh rõ thời gian làm đêm, làm thêm giờ, khoản tiền lương trả thêm do làm đêm, làm thêm giờ đã trả cho NLĐ. Bảng kê này được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.[12] Do đó, việc thực trả phần chênh lệch do ghi giảm tiền lương theo HĐLĐ của NLĐ và các thông số trên bảng kê làm thêm giờ, làm đêm đòi hỏi phải có sự tính toán, thống nhất chặt chẽ và không trái luật.

Nhìn chung là doanh nghiệp sẽ rất vất vả khi phải cơ cấu lại hệ thống tiền lương và chi trả lương, tiền lương làm thêm giờ cho NLĐ trong toàn bộ doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp sử dụng hàng ngàn lao động sản xuất. Hơn nữa, với việc tháng nào NLĐ cũng phải làm thêm giờ theo cách này, doanh nghiệp có thể rơi vào trường hợp sử dụng NLĐ làm quá 200 giờ trong một năm hoặc quá 300 giờ trong một năm trong các trường hợp đặc biệt được Chính phủ quy định, tức là đã vi phạm Điều 106.2 của Bộ luật Lao động và có thể bị xử phạt lên đến 100 triệu đồng.[13] Nghiêm trọng nhất là việc tách tiền lương làm thêm giờ để giảm số thuế TNCN cho NLĐ như nói trên có thể bị xem là hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Hậu quả doanh nghiệp phải gánh chịu có khi lớn hơn nhiều lần so với số tiền doanh nghiệp đã không đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ từ việc áp dụng cách làm này.

Kết hợp cả hai cách trên

Vẫn biết rằng cách làm thứ hai mà nhiều doanh nghiệp đang thực hiện hoặc cân nhắc thực hiện chứa đựng những rủi ro pháp lý và sự phức tạp của công tác tiền lương, kế toán nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn muốn linh hoạt áp dụng theo hướng kết hợp với cách thứ nhất là chuyển phụ cấp lương thành tiền thưởng. Sự mềm dẻo này phần nào giúp doanh nghiệp khắc phục được những hạn chế của cách làm thứ hai, như không phải tháng nào NLĐ cũng làm thêm giờ, tổng thời gian làm thêm trong năm không quá 200 giờ, không áp dụng đối với bộ phận NLĐ làm văn phòng… đồng thời xem ra cũng có vẻ hợp lý hơn khi xen kẽ tháng trước NLĐ làm thêm giờ, tháng sau NLĐ được thưởng vì đã có thành tích tốt trong tháng trước. Dù vậy, doanh nghiệp chắc chắn không thể né tránh được một thực tế là phải có hệ thống tính toán tiền lương, nhân sự, kế toán rất tốt với đầy đủ các hồ sơ pháp lý, chứng từ đầy đủ chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của cách làm mà doanh nghiệp đang thực hiện.

Thay lời kết

Sự thay đổi của quy định pháp luật về BHXH, bất luận là sẽ đem lại những lợi ích gì trong tương lai cho NLĐ như mong muốn của các nhà làm luật thì trước mắt nó cũng đã làm tăng thêm gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp, và cả NLĐ nữa khi họ phải bị khấu trừ tiền lương nhiều hơn để đóng BHXH. Như một lẽ tất yếu của bất kỳ nền kinh tế nào, doanh nghiệp Việt Nam buộc phải suy nghĩ và tìm các cách thức, giải pháp hợp lý, đúng đắn để duy trì hoạt động của mình thông qua việc cắt giảm chi phí càng nhiều càng tốt, trong đó có chi phí đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ. Doanh nghiệp đang vận dụng những điểm mờ của pháp luật và cũng không vì thế mà kết luận ngay là doanh nghiệp đúng hay sai. Có chăng là các văn bản pháp luật cần quy định rõ ràng, hệ thống hơn hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cần có hướng dẫn thống nhất áp dụng xuyên suốt để tránh cho doanh nghiệp tâm lý “làm không sai nhưng vẫn cứ vừa làm, vừa lo”.

---

[1] Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 được Quốc hội thông qua vào ngày 20 tháng 11 năm 2014 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, trừ một số nội dung có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2018 (“Luật BHXH 2014”).

[2] Điều 89.2 của Luật BHXH 2014

[3] Luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11 được Quốc hội thông qua vào ngày 29 tháng 6 năm 2006 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2007, trừ một số nội dung có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2008, ngày 01 tháng 01 năm 2009 (“Luật BHXH 2006” )

[4] Điều 89.2 của Luật BHXH 2014 và Điều 17.1 và Điều 17.2 của Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật BHXH 2014 về BHXH bắt buộc (“Nghị định 115”)

[5] Điều 35 và Điều 23.1 của Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 (“Bộ luật Lao động”)

[6] Điều 30.3 của Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBHXH ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc

[7] Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều về hợp đồng lao động, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động

[8] Điều 103 của Bộ luật Lao động

[9] Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động

[10] Thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều về tiền lương của Nghị định 05

[11] Điều 3.(i) của Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15 tháng 8 năm 2013 hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân (“Thông tư 111”)

[12] Điều 3.(i) của Thông tư 111

[13] Điều 3.1 của Nghị định 88/2015/NĐ-CP ngày 07 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 95/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong linh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng